Wenn nicht anders geregelt, müssen alle Vorstandsmitglieder gemeinsam handeln. Da dies jedoch relativ unpraktikabel ist, schreibt die Satzung meistens eine andere Regelung vor:
Der Verein wird vertreten durch den Vorsitzenden, im Verhinderungsfall seinem Stellvertreter, und einem weiteren Vorstandsmitglied gemeinschaftlich, oder noch praktikabler.
Der Verein wird vertreten durch zwei Vorstandsmitglieder gemeinschaftlich, nicht mehr ganz zeitgemäßDer Verein wird vertreten durch seinen Vorstandsvorsitzenden oder seinen Stellvertreter

Achten Sie als Vorstandsmitglied darauf, das der Vertragspartner erkennt, dass Sie für den Verein handeln, sonst kaufen Sie vielleicht zehn Tennisschläger für sich privat und können damit Ihre Kellerbar dekorieren.
So schlimm wird es nicht kommen, aber im Ernst, Verträge sollten sie nur unterschreiben, wenn durch das beigedruckte Siegel oder durch den Text der Unterschriftszeile deutlich wird, das Ihr Verein der Vertragspartner ist.

In der Satzung kann Ihre Vertretungsmacht auch in der Sache rechtswirksam gegenüber Dritten eingeschränkt werden, indem bestimmte Geschäfte überhaupt verboten werden, z.B. Grundstückskäufe, Geldanlagen außerhalb von Kreditinstituten bestimmte Geschäfte eines Beschlusses der Mitgliederversammlung bedürfen, z.B. Kreditaufnahmen, Einstellung von hauptamtliche Mitarbeitern

Wenn Sie Ihre Vertretungsmacht überschreiten, d.h. Sie schließen ein verbotenes Geschäft für den Verein ab oder die interne Beschlusslage (Mitgliederversammlung, Vorstand) entspricht nicht dem von Ihnen abgeschlossenen Vertrag kann eine Eigenhaftung für Sie persönlich eintreten.

Schon bei mittelgroßen Vereinen sinnvoll

Schon bei mittelgroßen Vereinen - etwa ab 100 Mitgliedern oder Umsätzen ab 25.500 Euro - kann es sinnvoll sein, die Aufgaben des Vorstands auf die einzelnen Mitglieder zu verteilen, die sogenannte Ressortverantwortlichkeit einzuführen.
Im Vereinsvorstand gilt grundsätzlich die Gesamtgeschäftsführung, d.h. alle Entscheidungen werden im Vorstand durch Abstimmung getroffen. Damit ist auch jedes Vorstandsmitglied für alle Handlungen verantwortlich. Dies gilt auch, wenn der Vorstand die Aufgaben untereinander, z.B. durch Stellenbeschreibungen) verteilt hat, ohne dies satzungsmäßig zu verankern.
Immer dann, wenn die Aufgaben des Vereins komplexer werden, wenn steuerrechtliche oder personalrechtlich Fragen eine Rolle spielen oder größere Vermögen z.B. Clubheim mit Gastronomie, Tennishalle, zu verwalten sind, bietet sich schon aus Gründen der Effizienz der Vorstandsarbeit eine echte Ressortaufteilung an.

Rechtlich wird eine solche Ressortaufteilung nur anerkannt, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind: Die Ressortaufteilung wird in der Satzung festgelegt oder die Satzung ermächtigt den Vorstand, eine Ressortaufteilung vorzunehmen.
Es erfolgt eine genau Aufgabenverteilung, die eine klare Abgrenzung der einzelnen Ressorts ermöglicht. Der Ressortleiter wird erhält ausreichende Kompetenzen, um die üblichen Entscheidungen in seinem Ressort allein treffen zu können, ohne dass ein zusätzlicher Vorstandsbeschluss erforderlich ist.
Der Ressortleiter hat die persönliche und fachliche Eignung für seine Ressort. Die persönliche Eignung erklärt sich von selbst, die fachliche Eignung bedeutet, das der Ressortleiter die notwendigen fachlichen Kenntnisse für sein Ressort haben muss oder in der Lage sein muss, diese sich anzueignen.

Die Vorteile dieser Regelung liegen auf der Hand: In den Vorstandssitzungen gibt es deutlich weniger Beratungs- und Diskussionsbedarf, Der Ressortleiter kann schnell und fachgerecht entscheiden und als Fachmann auf seinem Gebiet ist er in der Lage, haftungsrechtliche Risiken realistisch einzuschätzen und zu minimieren.
Dem Vorstand obliegt lediglich noch die Verpflichtung, sich regelmäßig vom Ressortleiter informieren zu lassen und so ohne fachliche Überprüfung zu kontrollieren, dass dieser seinen Aufgaben nachkommt. Für kleinere Vereine kann es ausreichend sein, lediglich das Ressort "Finanzen" einschließlich der steuerlichen Fragen in der oben geschilderten Weise dem Ressortleiter "Schatzmeister" zuzuweisen.

Nun gibt es im Verein vielfältige Aufgaben, die nicht immer vom Vorstand erledigt werden müssen. Nehmen wir zum Beispiel die Aufgaben des Beisitzers in einem Verein, des Geräteverwalters, des Verantwortlichen für das Vereinsheim oder eines außerhalb des Vorstands beauftragten Geschäftsführers oder des Leiters der Vereinsgeschäftsstelle.
Das Vereinsrecht kennt hierfür den "besonderen Vertreter" gemäß § 30 BGB. Hiernach kann der Vorstand diesem Personenkreis nicht nur interne Entscheidungskompetenz übertragen, sondern nach satzungsgemäßer Legitimation können diese den Verein auch nach außen Vertreten und für ihn rechtsverbindlich Geschäfte abschließen.

Voraussetzung ist, das in der Satzung entweder festgelegt ist, das besondere Vertreter von der Mitgliederversammlung gewählt werden können, oder das der Vorstand besondere Vertreter ernennen und abberufen kann. Der besondere Vertreter hat die Stellung eines Vorstandes nach § 26 BGB und ist damit ein vertretungsberechtigtes Organ des Vereins, die Vertretungsmacht erstreckt sich jedoch nur auf die Rechtsgeschäfte, die der zugewiesene Aufgabenbereich gewöhnlich mit sich bringt.
Da solche Geschäfte den Verein natürlich binden, sollte die Vertretungsmacht beschränkt werden, etwa durch eine schriftlich erteilte Vollmacht oder, dann mit verbindlicher Außenwirkung, durch Darlegung der Beschränkung in der Satzung.

Möchtet Ihr  weitrechende Bestimmungen nicht in der  Satzung aufnehmen, können Sie als Vorstand auch andere Vereinsmitglieder oder Dritte mit der Vertretung des Vereins durch Rechtsgeschäft beauftragen, sofern die Satzung eine Vollmachterteilung nicht ausdrücklich verbietet.
Stellen Sie diesen dann eine entsprechende Vollmacht aus. "Wir beauftragen und bevollmächtigen Herrn Wilfried Muster, Anschrift, für unseren Verein, die fälligen Vereinsbeiträge in bar zu kassieren." Die Vollmacht muss sachlich, wie in diesem Beispiel, oder der Höhe nach begrenzt sein, da eine Generalvollmacht unzulässig ist.

Eine Verpflichtung des Vereins aufgrund einer Anscheinsvollmacht kann gegeben sein, wenn jemand ohne Vertretungsmacht (Satzung, Vollmacht) für den Verein Geschäfte abschließt, der Verein und seine Organe dies zwar nicht gewusst haben aber bei pflichtgemäßer Sorgfalt hätten erkennen müssen und der Geschäftspartner nach Treu und Glauben und mit Rücksicht auf die Verkehrssitte davon ausgehen konnte, das der Verein von diesen Handlungen wusste.

Eine Duldungsvollmacht liegt vor, wenn der im Namen des Vereins Auftretenden keine Vollmacht hat, der Verein und seine Organe ihn jedoch wissentlich agieren lassen und der Geschäftspartner diese Dulden nach Treu und Glauben dahin auffassen durfte, das der Handelnde eine satzungsmäßige oder rechtsgeschäftliche Vertretungsbefugnis hat.